Los clientes que utilizan números de órdenes de compra para asignar y realizar un seguimiento de los gastos pueden aplicar números de orden de compra de SafeKeeperPLUS en órdenes de recogida, consulta y suministros de Gestión de registros Iron Mountain Connect. Después de procesarse las órdenes, la orden de compra se reduce automáticamente y se ajusta el estado. 

Para aplicarse, un número de orden de compra debe tener el estado activo:

• El número de orden de compra ha llegado a su fecha de inicio y aún no ha llegado a su fecha de caducidad
• El número de orden de compra tiene fondos suficientes

Estados de orden de compra:

• Activa: saldo positivo; rango de fecha vigente (aparece en la pantalla Consultar número de orden de compra)
• Inactiva: fecha de inicio en el futuro (no aparece en la pantalla Consultar número de orden de compra)
• Suspendida: saldo negativo (no aparece en la pantalla Consultar número de orden de compra)
• Cerrada: caducada; fecha final vencida (no aparece en la pantalla Consultar número de orden de compra)

Aplicar número de orden de compra

Aplique un número de orden de compra al introducir la información de facturación durante el primer paso de cualquiera de los asistentes (Paso 1: Registros del carro). Los campos de facturación que necesita completar varían según la jerarquía de gestión de registros de la compañía y los niveles de servicio:

1. Si procede, seleccione Facturar a división o Facturar a departamento para indicar quién soportará el coste de esta orden. Cualquier instrucción asociada con el Departamento de facturación se obtiene por defecto de SafeKeeperPLUS y se muestra debajo de este campo. 
2. Introduzca manualmente el número de orden de compra o utilice la consulta del número de orden de compra que se describe a continuación para seleccionar de entre los números de orden de compra disponibles. 

Consulta de un número de orden de compra

1. Haga clic en Consulta de orden de compra , situado a la derecha del campo del número de orden de compra. Se abre la pantalla Consultar número de orden de compra. Los números de orden de compra activa (órdenes de compra que han llegado a su fecha de inicio, todavía no han llegado a su fecha de vencimiento y cuentan con fondos suficientes) se muestran basándose en la jerarquía de gestión de registros y requisitos de facturación del cliente.
2. Haga clic en una fila para seleccionar y aplicar un número de orden de compra. El número de orden de compra se aplica a todos los artículos que el cliente ha incluido en la orden.